Microsoft 365全新云端邮件撤回功能：完整指南

邮件撤回功能堪称救命稻草，如今它迎来了升级。了解该功能当前的适用场景与限制。

是否曾发送过未完成、错误或令人尴尬的邮件，并在邮件发出后立即想撤回？消息召回功能正是为此而生。该功能虽远非完美，但自2023年全面重构以来，Microsoft 持续致力于优化改进。当前版本借助云端技术，并已支持移动端操作。

Microsoft 365消息召回功能有何新变化？

初代消息撤回功能平均成功率仅40%，用户对其表现普遍不满。新版承诺实现>90%的有效率，听起来简直好得难以置信。更值得关注的是，成功率并非唯一升级点。让我们看看从客户端功能升级为服务器端功能后，消息撤回究竟有了哪些变化。

2025年引入的变更

让我们从最新更新开始。

移动端消息撤回功能上线

2025年5月，Microsoft将消息撤回功能推送至移动版Outlook。移动端撤回操作极为简便。

若您的移动设备尚未显示该功能，请检查更新。iOS版和Android版Outlook在应用版本4.2504.0及以上版本中应已包含此功能。Android测试版和iOS TestFlight用户将率先获得该功能（多数移动端功能均如此）。

2024年新增功能

首先聚焦消息撤回功能的最新变更。

• 加密邮件支持。自2024年10月起，消息撤回功能与Microsoft Purview信息保护实现集成，用户可撤回加密邮件。在此功能推出前，存储于“已发送邮件”文件夹的加密邮件将显示灰色不可用的消息撤回选项。该功能默认处于开启状态。
• 收件人可选撤回通知。此功能于2024年8月推出，允许您向被撤回消息的收件人发送通知。这看似微不足道，但如果您亲历过收件箱消息凭空消失的经历，就会理解其必要性了。可通过PowerShell命令应用此功能：Set-OrganizationConfig -MessageRecallAlertRecipientsEnabled [$False | $True] and Set-OrganizationConfig -MessageRecallAlertRecipientsReadMessagesOnlyEnabled [$False | $True]
• 最大可召回消息时效。此功能于2024年8月推出，允许您控制用户召回消息的时间范围。当消息超过特定时效后，召回操作将失败。可通过以下命令行工具控制：
  Set-OrganizationConfig -MessageRecallMaxRecallableAge [DDDD.HH:MM:SS]
• 外部往返路由支持。自2024年8月起，由第三方服务或本地服务器处理的租户内消息在未被实际送达收件人前，也可进行消息撤回操作。

现在，让我们回顾2023年部署的云消息撤回功能。

支持更多版本的Outlook

最初，邮件撤回功能仅限于Windows版Outlook。如今该功能已成功扩展至新版Windows版Outlook、网页版Outlook（OWA）、Mac版Outlook及移动版Outlook。

撤回已读邮件

传统邮件撤回机制下，一旦收件人已读取邮件（或标记为已读），您便束手无策（只能尴尬至极）。而基于云的新功能允许您在邮件任何状态下撤回。当您意识到（并非即时而是事后）必须撤回邮件，或收件人自动标记邮件为已读时，此功能将极具价值。

同时需注意，管理员可选择禁用该功能，具体将在后文详述。

从子文件夹撤回邮件

借助新版邮件撤回功能，您可从任何子文件夹（如“已删除邮件”）甚至自定义邮箱文件夹中收回邮件。而经典版撤回功能仅支持收件人收件箱。例如当收件人手动移动邮件或使用规则自动转移邮件时，此功能便极具价值。

需注意：若邮件已被移至草稿箱或已发送邮件文件夹，则无法撤回（此为设计限制）。

收件人邮件客户端无限制

邮件召回功能不再要求收件人使用Windows版Outlook。只要能与Exchange Online同步的邮件客户端均可支持。更重要的是，即使收件人邮件应用未处于打开状态，仍可成功召回邮件。此项改进大幅提升了召回成功率。

为所有收件人生成一份消息撤回报告

经典撤回功能会为每位收件人生成独立状态报告。当邮件仅发送给一两人时尚可接受，但当您把邮件错发给了百人团队时，这种做法显然不合理。

新版消息召回功能推出统一的单次召回报告，集中列出所有收件人及其对应的召回操作状态。

在操作失败前，Exchange Online将持续尝试召回邮件长达24小时。根据Microsoft 承诺，状态更新通常不超过5分钟。仅当消息涉及数千名收件人时，获取召回状态可能耗时超过30分钟。

哪些内容保持不变？

不过，您仍只能召回组织内部发送的消息以及发往Exchange Online（Microsoft 365）邮箱的消息。若采用混合部署环境，则无法召回发往本地邮箱（Exchange Server）的邮件。出于隐私和法律原因，发往组织外部收件人的邮件同样无法召回。我敢说技术因素在此也起着重要作用。

消息撤回功能初代版本留下的另一遗留问题是自动回复内容：

“发件人希望撤回消息。”这意味着什么？默认情况下，当原始发件人尝试撤回邮件时，系统会自动向收件人发送此消息。颇具讽刺意味的是，每当我收到这类通知，反而会立刻对邮件内容产生强烈好奇。

如何设置消息撤回？

实际上无需任何配置——该功能由Microsoft 统一推送。若需验证组织是否已启用，可尝试使用新功能（如撤回已读邮件等）。若您是管理员，可登录Exchange管理中心(EAC)，进入“设置 > 邮件流”，查看“启用基于云的消息撤回”复选框是否勾选。

取消勾选该复选框并点击“保存”，即可为整个组织禁用该功能。您也可通过PowerShell禁用：连接至Exchange Online后执行以下命令：

禁用新版消息撤回功能后，租户内的Windows版Outlook用户将恢复使用经典客户端版本。勾选复选框或在命令末尾添加$true参数运行cmdlet，即可在整个组织范围内重新启用新版消息撤回功能。

当前管理员还可执行全局操作：禁用/启用已读邮件召回功能。具体方法如下：进入上述邮件流设置界面，取消/勾选“允许用户召回收件人已读邮件”复选框，然后点击“保存”：

您也可运行以下命令：末尾的$true参数启用已读邮件召回功能，$false则禁用该功能：

如何在Outlook中撤回邮件？

请通过下方链接查看适用于您Outlook应用的邮件撤回指南：

• Outlook for Windows （经典版）
• New Outlook for Windows/ Outlook网页版（OWA）
• Outlook for Android  /  Outlook for iOS

Outlook for Windows （经典版）

若您使用的是Outlook for Windows （经典版），请按以下步骤撤回邮件：

1. 在 Outlook for Windows 中打开“已发送邮件”文件夹。
2. 双击需要撤回的邮件。
3. 点击功能区中的操作图标（位于“移动”组），选择“撤回此邮件”。

4. 选择最适合您的选项。请注意，此弹出窗口中的说明可能略显混乱，因其针对的是经典版邮件撤回功能。请勿分心，直接点击“确定” ——Microsoft承诺未来将修复过时的界面。

5. （可选）若选择“召回并替换”，请编辑内容后发送修正版本。
6. 至此完成。您的邮件将在数秒内被召回——收件人邮箱中的邮件将消失。您还将收到包含所有细节的召回报告。若已完成步骤5，收件人将收到更新后的邮件。

请注意：IT管理员现可设置全组织范围的撤回时限，时限范围为5分钟至10年。

New Outlook for Windows/Outlook网页版

以下步骤适用于新版Outlook桌面版和网页版：

1. 打开“已发送邮件”文件夹。
2. 在列表中点击需要撤回的邮件。
3. 在阅读窗格中点击更多操作（…）按钮，依次选择高级操作 > 撤回邮件。

4. 确认撤回操作后即完成。邮件将在数秒内被撤回——收件人邮箱中的该邮件将消失。您还将收到包含所有详细信息的邮件撤回报告。

5. 请注意：IT管理员现可设置全组织范围的撤回时限，时限范围为5分钟至10年。

Outlook for Android / Outlook for iOS

在移动设备上撤回邮件只需简单几步：

1. 在移动设备上的Outlook中，点击个人头像进入“已发送邮件”文件夹。
2. 点击需要撤回的邮件。
3. 点击更多选项（三个点）> 撤回。

完成。

在非典型场景下，新邮件召回功能如何运作？

从共享邮箱或以代理身份发送的邮件同样支持召回。但目前无法查看此类场景下召回邮件的召回报告。

通过Exchange邮件流规则从收件人邮箱转发至其他邮箱的邮件，仍可正常召回。若转发操作为手动执行或通过本地（收件箱）规则实现，则召回功能无效。

最后提醒使用电子取证功能的管理员：受诉讼保留约束的用户（邮箱）所召回的邮件，将被纳入电子取证范围。

消息撤回功能是否适用于发往分发列表的邮件？

我特别验证了能否撤回发往分发列表（DL，即分发组或联系人列表）的邮件。毕竟在Microsoft 365中，分发列表最多可容纳100,000名成员。更重要的是，Outlook中既存在服务器端创建的分发列表，也支持用户自建分发列表。经快速测试，消息撤回功能运行正常：我的邮件很快从每位DL成员的邮箱中消失。但需注意以下事项：

1. 新消息撤回功能的所有限制仍适用（转发、特定Outlook规则）。
2. 根据组织设置，收件人可能收到一封邮件，告知您已尝试撤回某主题的邮件。
3. 意识到需要撤回邮件、找到相应选项并等待Exchange处理可能耗费时间。部分收件人可能在您尝试撤回后仍会读取邮件。

核心问题在于——若您发送的邮件绝对不该送达收件人，撤回功能无法100%保证对方未查看内容。即使尝试召回后，你仍可能需要发送一封简短邮件说明情况。

如何配置第三方工具避免干扰邮件召回？

如前所述，你无法召回已离开组织域的邮件。令人惊讶的是，某些情况下内部发送的邮件在技术上可能离开租户域，却未脱离Microsoft 数据中心。

当您使用第三方解决方案（如“智能主机”）在邮件传输过程中进行操作时（例如扫描威胁、插入签名等），Exchange Online会将其视为外部邮件，导致发件人无法召回。至少在Microsoft 于2024年8月支持“外部往返路由”前是如此。

即便新增了对“看似外部邮件”的支持，某些内部邮件仍可能无法召回。以下是解决此问题的尝试方法。

邮件召回故障排除

“召回失败原因不明”

您可能收到包含此模糊说明的召回报告，无法获知失败的具体原因。坦白说，每次看到失败状态时，我收到的都是这个解释，使得报告的实用性略低于预期。

坏消息是，这种召回失败原因可能意味着各种情况。因此，要排查此问题，恐怕需要您仔细阅读上述可能原因（如外部收件人、消息召回功能关闭），以找出召回失败的潜在原因。

智能主机冲突

邮件离开组织时，Exchange Online默认会转换格式以确保与外部邮件系统兼容。通过下方显示的解决方法，可强制Exchange Online保留原始邮件格式。在2024年8月之前，这是使第三方服务处理的邮件支持邮件召回功能的必要步骤。现在，仅当遇到召回问题时才建议使用此方法。

1. 以全局管理员或 Exchange 管理员身份登录 Exchange 管理中心 (EAC)。
2. 依次导航至邮件流 > 远程域 > 添加远程域——系统将启动新建远程域向导。
3. 在向导第一步中，按需命名域。在“远程域”文本框中输入组织邮箱域名（例如：example.com，若邮箱格式类似john.d@example.com）。请确保输入完全准确，该文本框区分大小写。

4. 多次单击“下一步”进入“文本和字符集”步骤。在“使用富文本格式”部分，选择“始终”，如下图所示。

5. 完成向导并等待一段时间以使更改生效。

修复邮件撤回报告

自2024年8月Microsoft 对邮件撤回及其报告功能进行调整后，此步骤通常不再需要。仅当您遇到问题需要排查时才使用此方法。

若使用智能主机且邮件撤回报告显示错误状态，可通过邮件流规则（传输规则）采用两种方式修复：

1. 修改智能主机规则：

a. 在Exchange管理中心进入邮件流 > 规则，定位智能主机的传输规则并打开编辑。
b. 添加包含以下条件的例外规则：邮件头 > 包含以下任一词汇。
c. 设置标题名称为 x-ms-exchange-recallreportgenerated，标题值（关键词）设为 true 或 false。



d. 保存规则以应用更改。

2. 创建新规则处理已召回邮件：

a. 转至邮件流 > 规则，创建新邮件流规则。
b. 在“当满足以下条件时应用此规则”部分，添加与上述解决方案中例外条件相同的条件。
c. 在“执行以下操作”部分，选择“修改邮件属性 > 设置邮件头”，并提供智能主机的邮件头特征/分配者及其值。
d. 使用默认设置完成新规则创建向导，启用规则并将其移至智能主机规则上方，确保优先处理。