邮件流与内容的集中管理

在每个Exchange组织中，集中管理邮件内容、流向及签名至关重要。面对远程办公、自带设备办公、邮箱数据库爆满以及不断变化的法律要求，CodeTwo Email Signatures On-prem通过提供原生Exchange邮件流规则所缺乏的功能与选项，帮助您规避诸多困扰与焦虑。

CodeTwo允许单一用户通过规则集中管控所有Exchange邮件。设置邮件流规则仅需4个简单步骤：

• 选择条件——邮件需满足的处理标准
• 选择例外——邮件需满足的跳过标准
• 选择操作——邮件的处理方式（修改、转发、附加等）
• 配置附加选项——如后续规则处理流程及规则时间范围定义

采用集中式邮件流管理方案的核心优势：

CodeTwo Email Signatures On-prem基于自2007年起持续研发的可靠技术，已获数千家机构采用，是管理本地Exchange环境的首选电子邮件签名软件。

5分钟搞定全公司邮件签名配置

为单个用户设计邮件签名或许不算耗时，但为整个组织部署企业级邮件签名却可能耗费大量时间。若想保持签名统一性，最不该做的就是放任终端用户自行创建签名。CodeTwo Email Signatures On-prem 正是为此而生。

该程序不仅赋予您对企业邮箱签名的绝对集中管控权，更支持在数分钟内设计个性化签名模板——可嵌入图片（横幅、用户照片等）、自定义Active Directory属性、追踪链接、客户满意度调查等元素。结合复杂规则与条件设置，CodeTwo Email Signatures On-prem 提供的邮件流管理功能超越了Exchange原生邮件规则的实现，且操作更为简便。

功能强大且直观的HTML签名模板编辑器

CodeTwo Email Signatures On-prem内置的模板编辑器将极大简化企业电子邮件签名的创建流程。该编辑器专注于简化签名部署，因此内置数十种预定义模板供您使用，您亦可根据自身需求对模板进行自定义设置。每款模板均由我们的HTML专家精心设计，并针对桌面端与移动端邮件客户端进行了优化。

若您倾向于从零创建签名，编辑器提供所有基础功能（文本与图片格式化、链接及表格插入等），可制作几乎任何类型的电子邮件签名——从仅包含必要联系信息和免责声明的简约优雅签名，到包含徽标、表格、链接、社交媒体按钮等元素的复杂视觉模块。模板编辑器采用所见即所得界面，无需任何HTML知识即可创建专业级签名。若您更倾向直接操作HTML代码，编辑器亦提供源代码视图功能。

签名模板编辑器核心功能：

Exchange Server 的电子邮件地址重写功能

企业通常会设置通用邮箱地址供外部用户联系，例如 info@example.com。部门同样适用此规则。诸如 sales@example.com 和 support@example.com 之类的地址被广泛使用，使客户无需知晓具体员工邮箱即可联系组织内特定部门。然而，当市场部员工回复发往sales@example.com的邮件时，回复中该通用地址会被替换为其个人邮箱。这导致后续所有回复都将发送到完全不同的邮箱。

CodeTwo Email Signatures On-prem为此问题提供开箱即用的解决方案：重写发件人地址操作。该功能可根据规则配置将发件人邮箱地址替换为任意其他地址。例如：您可将单个、多个甚至所有收发邮件中的个人地址统一替换为通用地址。如此既能保持通信记录的规范统一，又可确保回复邮件准确送达至预设的通用地址，杜绝邮件丢失风险。

重写发件人地址功能的工作原理如下：当邮件从个人地址（如user@example.com）发出后，经CodeTwo Email Signatures On-prem处理，发件人地址将变更为通用地址（如support@example.com）。收件人回复该邮件时，回复将自动发送到support@example.com。

核心功能：

Exchange Server 上的电子邮件附件控制

电子邮件附件对 IT 基础设施的整体性能和安全性具有重大影响，尤其在数据隐私法规合规方面。它们直接影响 Exchange Server 上的邮箱数据库容量，同时也是恶意软件和病毒的潜在载体。同时，邮件附件在商务沟通中不可或缺——用户需交换包含报价单、发票、估价单等文件。此类附件常包含个人数据，必须遵循GDPR、CCPA等数据隐私法规原则，且禁止未经授权的员工处理。因此，实施定制化邮件附件控制策略至关重要：既能保护企业业务网络，又可确保用户仅能收发特定文件。

尽管Exchange Server内置邮件流规则（传输规则）具备部分功能，但这些规则缺乏全面控制邮件附件的必要特性。仅依靠邮件流规则无法实现附件的删除、压缩或归档操作，也无法配置自动添加文件至邮件的功能——该功能对销售团队的自动回复或常规营销通信尤为实用。

CodeTwo Email Signatures On-prem 正是在此展现其独特价值。通过为Exchange环境添加以下功能，您可突破这些限制：

在Exchange服务器上将电子邮件转发或重定向至内部或外部用户

电子邮件转发是一项强大的功能，可用于管理和监督组织内的整个邮件流。但唯有充分发挥其潜力方能体现价值。虽然可通过Exchange邮件流规则实现邮件转发，但该功能存在显著局限。例如：无法仅对特定邮件应用规则，也无法在未手动将外部用户邮箱添加至Active Directory联系人或分发组的情况下进行转发。

而CodeTwo Email Signatures On-prem作为多功能Exchange邮件签名管理器，可让您全面掌控每封邮件。该程序支持基于多种条件和例外情况轻松设置转发规则。可实现的功能包括：转发特定用户的全部通信记录或仅转发选定邮件；创建内容检查策略，将可疑邮件重定向至指定人员或邮箱；将邮件转发至Active Directory用户及外部邮箱地址等。

核心功能：

在公司邮件中添加法律免责声明

“本邮件所载信息仅供收件人使用，可能包含机密及/或受法律保护的内容。任何查阅、转发、传播或其他使用行为……”

若上述文字令您似曾相识，您大概已知晓邮件免责声明的含义。简言之，邮件免责声明是嵌入邮件正文的文本，旨在向收件人提供信息或引导其采取特定行为。

企业可借助CodeTwo Email Signatures On-prem，在Exchange本地环境或Microsoft 365混合部署中，为内部及外发邮件实施任意数量与类型的邮件免责声明策略。典型应用场景包括：

此外，借助远程访问权限控制功能，Exchange管理员可授权域内域外的非IT人员撰写邮件免责声明。这些人员可通过内置HTML编辑器创建包含所有必要信息的精美声明，而高级声明复用与定位选项则支持其在任意长度的邮件对话中将声明准确插入到想要的位置，实现按需呈现。

如何在Exchange邮件中添加带Active Directory照片的电子邮件签名？

借助CodeTwo工具，创建带Active Directory用户照片的Exchange邮件签名非常简单，无需了解邮件流规则（传输规则）或HTML知识即可实现。若您已将用户照片上传至Active Directory（无论是手动操作还是通过CodeTwo Active Directory Photos工具完成），即可借助CodeTwo Email Signatures On-prem快速将其添加至Exchange服务器端的自动邮件签名。具体操作只需在邮件签名模板中添加{Photo}占位符，并在程序编辑器中调整照片尺寸即可。

{Photo}占位符及其他Active Directory占位符将在签名添加至邮件时自动替换为发件人数据。因此，您可为整个公司或部门使用统一签名模板。这将极大简化全公司统一签名模板的部署及后续修改工作——所有操作均可在CodeTwo Email Signatures On-prem管理面板集中高效完成。

该程序还配备逻辑清晰的用户界面和直观的HTML编辑器，内置专业预制签名模板，使创建邮件规则和电子邮件签名变得极其简单。

详细或简洁的电子邮件签名

部分用户可能不希望每次收到您的邮件时都看到包含大量图形元素的冗长签名。在长篇邮件往来中，这些签名有时会淹没核心内容。因此，在转发、回复或其他后续邮件中使用简化签名是个绝佳选择。CodeTwo Email Signatures On-prem 正能满足这一需求。

该程序采用高效算法，可识别发送邮件是对话首封还是后续邮件。您可借此机会：仅在首封邮件中使用醒目且完整设计的签名，而在后续所有邮件中采用仅含必要信息的简短签名。

借助CodeTwo Email Signatures On-prem，您可实现：

此外，“应用完整布局”操作可在签名模板编辑器中启用额外的邮件布局元素，如页眉和侧边横幅。您可利用这些额外空间放置营销横幅和徽标，或直接打造高级邮件签名设计。

营销横幅、徽标和用户照片在电子邮件签名中的应用

在全公司邮件签名中添加图片可能颇具挑战。Exchange Server未内置便捷的HTML、RTF及纯文本签名编辑器。因此，当您创建邮件流规则时，很快会发现只能创建不含任何图形的纯文本签名，或安装外部编辑器才能轻松将图片插入签名模板——除非您精通HTML。

CodeTwo Email Signatures On-prem为您提供在服务器端邮件签名中插入图片所需的一切功能。其内置所见即所得（WYSIWYG）编辑器可创建各类邮件签名和免责声明，操作便捷如文字处理软件。该编辑器支持在邮件签名模板中添加公司徽标、营销横幅甚至员工照片，全程无需任何HTML知识。

借助CodeTwo Email Signatures On-prem，您可实现：

Exchange Server的服务器级自动回复功能

Exchange Server的默认自动回复功能极为有限。其基础功能仅支持发送离线通知，该功能最初旨在告知发件人收件人将在特定时间段内无法处理邮件。此类通知自定义选项有限，且回复内容不包含发件人的原始邮件。更棘手的是，若需为多名用户统一管理自动回复，必须在每台客户端设备单独配置离线通知，操作极为繁琐。

CodeTwo Email Signatures On-prem 突破了这些限制，提供可完全自定义且集中管理的自动回复功能，适用于多种场景。例如：销售团队自动回复、客户支持通知、无效邮箱地址告知等。此外，您的自动回复（包括外出通知）可呈现为普通邮件样式——支持包含图片、原始邮件内容、电子签名，甚至附件。

CodeTwo Email Signatures On-prem 为您提供：

Exchange 邮件合规解决方案

确保 IT 基础设施（尤其是邮件服务器）符合法律法规要求往往极具挑战性。在 Exchange 服务器上实施数据防泄露（DLP）、数据检查、邮件控制与报告以及附件管理，常令管理员头疼不已。但无需为此烦恼，CodeTwo Email Signatures On-prem 正是解决这些问题的有效方案。

该程序内置十余种实用邮件操作功能。结合海量条件设置、例外规则、规则选项及30余种DLP词典，可实现无数实施场景，其中多数能助您满足邮件相关的法律合规要求。

CodeTwo Email Signatures On-prem可让您：

CodeTwo Email Signatures On-prem 如何助您符合相关法律法规

通过 CodeTwo Email Signatures On-prem 应用自动邮件规则，可帮助您满足以下法规的部分要求。请注意，这些仅是CodeTwo Email Signatures On-prem协助合规的建议方案。若需确保完全符合您所在国家/地区的相关法律要求，请咨询专业律师获取法律意见。

• 《通用数据保护条例》(GDPR)——拦截含个人数据的出站邮件或转发至数据保护官、添加退订链接、移除敏感内容等。部署CodeTwo Email Signatures On-prem后，每封外发邮件均可自动加盖包含必要法律声明、合规信息及风险提示的免责声明。
• 电子取证（e-Discovery）——敏感信息的识别与数据丢失防护。
• 萨班斯-奥克斯利法案（SOX）——防止数据丢失及机密信息遭未经授权访问。
• 欧盟指令2003/58/EC——为外发邮件添加法律免责声明。
• 美国证券交易委员会(SEC)第17a条规则——自动标记邮件便于后续检索。
• 《健康保险携带与责任法案》（HIPAA）——识别邮件中的敏感数据并防止数据丢失。
• 《反垃圾邮件法》、《电子隐私指令》、加拿大《反垃圾邮件法》及澳大利亚《2003年垃圾邮件法》——在所有商业邮件中插入退订链接。
• 《2018年加州消费者隐私法案》——添加含退出链接的免责声明。

Exchange Server的邮件退订机制

许多反垃圾邮件法规（如加拿大反垃圾邮件法、美国反垃圾邮件法、欧盟电子隐私指令或澳大利亚2003年反垃圾邮件法）要求组织部署邮件退订机制，以便用户轻松选择不再接收后续通信。尽管该功能已是营销和群发邮件系统的标准配置，但Exchange Server本身并不具备此功能。

CodeTwo Email Signatures On-prem是一款基于传输代理架构的高级Exchange Server应用程序。它为Exchange增添了诸多实用管理功能，涵盖邮件流控制、电子邮件签名与免责声明管理、附件控制、数据防泄漏（DLP）及邮件转发选项等领域。最重要的是，该程序为Exchange Server提供了完整的邮件退订机制，助您符合加拿大及众多国家的反垃圾邮件法规要求。

CodeTwo Email Signatures On-prem可实现：

关于反垃圾邮件法规

全球多国反垃圾邮件法规（如加拿大CASL、美国CAN-SPAM法案、欧盟电子隐私指令及英国PECR）对商业邮件发送设定了具体要求。若贵公司或组织发送商业邮件，需确保满足三大合规要件：

获得邮件接收方明确或书面同意接收贵公司/组织的商业邮件。

在邮件中清晰标识发件方身份。

为希望停止接收后续邮件的用户提供退订链接。

未满足上述要求可能导致重大处罚。例如根据CASL规定，个人最高可被处以100万加元罚款，企业最高可达1000万加元。

另请参阅：加拿大严格反垃圾邮件法(CASL)与您的邮件营销

CodeTwo Email Signatures On-prem如何提供帮助？

若贵公司使用Microsoft Exchange Server SE，CodeTwo Email Signatures On-prem可助您符合多项反垃圾邮件法规。

该程序需直接安装在搭载Microsoft Exchange的邮件服务器上。配置完成后，CodeTwo Email Signatures On-prem将为Microsoft Exchange增添完整功能集，包括符合《加拿大反垃圾邮件法》（CASL）、《加拿大反垃圾邮件法》（CAN-SPAM）及类似法规要求的邮件退订机制。

若设置特定邮件规则，所有外发邮件均会自动添加含退订链接的免责声明。当收件人点击该链接后，其邮箱地址将被加入您邮件服务器的黑名单。此后，贵公司任何员工向该地址发送新邮件时，系统将自动拦截。

适用于Exchange Server的可定制过滤与DLP策略

如何阻止包含关键数据的邮件流出组织？信用卡信息、内部文件、财务报告、机密数据——这些敏感信息一旦落入不法之徒手中便可能被滥用。更别忘了《通用数据保护条例》(GDPR)规定的数据泄露处罚。所幸，CodeTwo Email Signatures On-prem的DLP（数据泄露防护）功能可有效规避此类风险。

通过内置的丰富DLP词典与正则表达式，CodeTwo Email Signatures On-prem能严密封锁服务器，杜绝数据外泄。这些词典按词汇与短语分类整理，可精准识别包含企业敏感信息的邮件。该程序还可配置为检测附件并在邮件离开服务器前予以移除。此外，违反数据保护政策的邮件可被拦截或转发（例如转发至数据保护官DPO）。

核心功能：

在Exchange邮件中删除或屏蔽敏感内容

未经充分同意或监督，切勿通过电子邮件发送敏感数据，例如个人信息、医疗和财务记录、源代码或信用卡号码。在《通用数据保护条例》(GDPR)、《加州消费者隐私法案》(CCPA)等隐私法规实施后，此项要求尤为关键。然而实际操作中，此类数据可能因用户疏忽误发，甚至存在故意泄露的情况。因此企业必须部署适用于邮件系统的数据保护机制。

CodeTwo Email Signatures On-prem可直接在Exchange服务器部署基于规则的数据保护过滤器，防止敏感数据泄露。该程序能扫描邮件中的敏感内容，若发现存在未授权用户不应接触的信息（包括精确词汇或短语），将自动删除、遮蔽或替换为其他表述。

核心敏感数据保护功能：

Exchange Server中的通知与邮件内容控制

防止敏感内容泄露对每个企业都至关重要，这也是GDPR、CCPA等法规的要求。信息安全的历史表明，大多数安全事件都源于人为行为。用户往往不注意邮件中发送的信息内容，有时甚至会故意泄露公司机密。

借助 CodeTwo Email Signatures On-prem，您可全面掌控所有外发邮件的内容。该程序支持应用自动邮件规则，拦截包含敏感数据、冒犯性语言等绝不应流出公司范围的信息。所有可疑邮件均可转发至信息安全官或指定邮箱进行审核。您还可设置自动通知机制，例如向数据泄露防范负责人或违反数据保护政策的用户发送警示。这些功能将助力您符合各类隐私法规要求。

核心优势：

把握营销机遇，分析活动成效

自动添加的邮件签名助您充分利用专业邮件往来的营销机遇。通过在邮件签名中添加营销信息，您将获得大量推广品牌、提升营销活动效果的机会。

CodeTwo Email Signatures On-prem可自动为每封发送邮件添加营销横幅及其他元素。由此，您无需错失任何宝贵的营销契机，每封邮件都将成为推广优质服务的额外渠道。

邮件营销横幅可包含：

深入了解 CodeTwo Email Signatures On-prem 的邮件营销功能：

• 如何在发送邮件中插入营销横幅
• 在邮件签名中使用随机横幅

为链接添加标签并监控营销活动

由于每个营销横幅均可作为链接引导用户访问您的网站或其他网络内容，您可借此机会监测横幅效果：

借助CodeTwo Email Signatures On-prem，您将精确掌握邮件带来的网站流量占比。该程序可自动为签名中插入的每个链接添加主流网站分析工具使用的追踪参数，使您能在Google Analytics、Matomo或Woopra等平台追踪邮件营销活动成效。根据收集的数据调整营销策略，若效果不佳则可直接替换所用图形素材。

若您正在寻找适用于Microsoft 365的类似电子邮件签名管理工具，请尝试CodeTwo Email Signatures 365。

营销团队远程访问Exchange邮件规则

邮件签名是支持营销活动的重要手段。然而，当营销团队需要在Exchange上部署和管理邮件签名时，必须直接访问邮件服务器才能创建或修改邮件流规则（传输规则）。另一种方式是将此任务委托给服务器管理员。当信息安全官（ISO）需要管理邮件流、应用DLP规则或监控邮件对话时，也会遇到类似情况。

直接授予非管理员管理权限并非明智之举，且通常违反公司政策。将营销职责委托给管理员也非常规做法——这些任务应由营销部门自行处理。

所幸存在解决方案。通过在营销团队设备上部署CodeTwo Email Signatures On-prem管理面板，可大幅简化其工作流程。该面板支持完全自定义规则访问权限，您可精确控制其查看、编辑和创建权限。此外，该面板支持域外访问，使您能够将签名编辑、邮件流管理、DLP策略创建等任务委派给不在公司物理位置的用户。由于该功能仅限于特定区域而非整个系统，您的IT部门可放心，服务器不会被修改。

核心功能：

恢复iPhone和iPad中被删除的图片

在iOS设备（如iPhone和iPad）上，当用户回复或转发邮件时，嵌入的图形会被移除。这适用于邮件正文和邮件签名中的图片。这可能导致较长的邮件往来记录出现错乱且难以阅读。若您在邮件交流中使用图片，查找参考内容及比对不同图片将变得麻烦。更糟的是，当您的徽标、用户照片或营销横幅突然消失时，整个设计可能变得杂乱无章。

当您在CodeTwo Email Signatures On-prem中启用“恢复iPhone/iPad删除图片”功能后，所有图片将自动复原。此举既能确保邮件往来流畅可查，又能维持邮件的品牌标识与专业设计。该功能同时适用于收发邮件，无论贵公司或客户使用iPhone收发邮件，都能轻松应对。

核心优势：

Exchange Server 邮件签名中的二维码

二维码最初为汽车行业设计，能让用户轻松将有用信息快速扫描至手机或其他可读取设备。这些神秘的黑白图像是向客户分享营销信息的绝佳方式，还能让您与商业伙伴之间快速便捷地交换联系数据。

CodeTwo Email Signatures On-prem内置便捷的二维码生成器。在设计签名模板时，您可随时添加个性化二维码。该功能作为模板编辑器的核心组件，可用于创建签名模板及免责声明模板。

您可提供任意文本生成二维码，亦可使用动态字段（如日期戳、计数器甚至Active Directory属性），这些内容将在邮件发送后自动替换为二维码。

• 深入了解电子邮件签名中的二维码应用
• 阅读二维码中vCard格式的使用指南

可扩展性、多租户及多服务器环境支持

CodeTwo Email Signatures On-prem 旨在确保设置传播（settings propagation）与邮件处理的高效性不受组织规模或服务器数量影响。

在最基础层面，CodeTwo Email Signatures On-prem 由两个组件构成：管理面板与一套由管理员控制的独立服务。各服务组件可感知组织内所有其他服务实例的存在，因此无论在单台服务器还是千台以上服务器集群中，均能同样轻松地处理邮件、应用规则及管理队列。

从终端用户视角来看，服务器管理员可通过便捷的用户界面修改设置并应用规则。您还可将特定规则配置权限委派给其他用户（域内或域外），或创建租户配置文件，为每个租户（如公司内部子组织或子公司）设置独立规则集。

核心功能：

混合环境支持

混合环境使企业能够同时享受本地部署的Exchange Server和Microsoft 365（Exchange Online）带来的优势。然而，在这种环境中管理邮件流和电子邮件签名可能颇具挑战性，尤其当邮箱分散在本地和云环境时。不过，CodeTwo Email Signatures On-prem提供了一个便捷的解决方案。

该程序可在启用集中邮件传输的混合环境中实现邮件集中管理。通过将所有邮件路由至安装了本程序的本地Exchange Server，您就可以对Microsoft 365用户发送的邮件进行管理了。在此场景下，若满足以下任一条件，您即可管理组织内所有用户邮箱：

• 所有邮箱均位于环境的本地部分，或
• 邮箱在本地与云端上都有。

若混合环境中用户邮箱仅托管于Microsoft 365，则可使用我们的电子邮件签名与免责声明管理软件——CodeTwo Email Signatures 365。

CodeTwo Email Signatures On-prem同时支持已发送邮件更新(SIU)服务，使用户能在“已发送邮件”文件夹中查看新增签名。该功能适用于通过Microsoft 365或本地Exchange发送的邮件。

了解更多：

• 如何在混合环境中部署CodeTwo签名软件
• 了解如何在混合环境中配置SIU