隐私政策

在CodeTwo，我们高度重视您的数据隐私与安全。本隐私政策将帮助您了解我们收集哪些数据、数据用途以及如何行使您的权利。

处理您的数据时，我们遵循以下原则：

1. 我们不会收集超出必要范围的信息；
2. 我们不会将您的数据用于本隐私政策规定之外的用途；
3. 当数据不再被需要时，我们将及时删除；
4. 除本隐私政策明确规定的情况外，我们不会泄露您的数据。

本隐私政策适用于通过我们网站提供的服务以及与软件相关的服务。我们的网站包含其他网站的链接，一旦跳转至非我们域名下的网站，本隐私政策即不再适用。

摘要

您可浏览我们的网站而无需透露除IP地址外的任何个人信息。通常情况下，我们的网站和云端软件会使用Cookie来优化导航体验、分析使用情况以及进行在线营销。默认情况下，我们仅保存确保网站和云端软件在您设备上正常运行所必需的Cookie。分析型和营销型Cookie仅在您同意后才会保存至您的设备。有关我们使用的Cookie类型，您可查阅《Cookie政策》获取更多信息。

当您决定联系我们、下载我们的指南、下载或访问软件试用版，或购买软件许可时，我们将要求您提供个人详细信息。根据具体情况，这些信息可能包括您的全名、联系方式、您所代表组织的名称及特征，或账单信息。根据您提供个人数据的具体场景，我们可能将该数据用于：履行与您签订的协议、满足法定数据保留义务（如税务法规或会计法规要求）、与您沟通并为您准备报价、告知更新及漏洞修复信息、征询您对软件的反馈意见，以及实现其他合法目标（如防范欺诈行为）。有关我们在上述场景中如何处理数据的详细信息，请参阅“我们收集哪些信息及何时收集？”章节。

我们的大多数软件解决方案需要安装在您的本地IT基础设施中。这意味着在多数情况下，我们无法访问您组织的数据，且该数据不会存储在我们的基础设施中。仅当您选择使用CodeTwo Email Signatures 365（原CodeTwo Email Signatures for Office 365）时，部分组织数据才会通过我们的基础设施进行处理。若您使用我们的技术支持服务并选择共享程序及系统日志，我们可能临时处理贵组织的相关数据。更多数据处理详情请参阅“我们收集哪些信息及何时收集？”章节及《数据处理协议》。

您有权要求访问您的数据，并有权要求更正或删除与您相关的信息。您还有权要求限制对您数据的处理。如果对您数据的处理基于您的同意，您也有权随时撤回同意。撤回同意不会影响在撤回前基于该同意进行的处理的合法性。若个人数据处理基于我们的合法权益，您亦有权对此类处理提出异议。我们不会将您的数据用于自动化决策或画像分析。更多权利说明详见“您拥有哪些权利？”章节。

我们已任命数据保护官。如需行使隐私权或咨询本隐私政策相关问题，请通过此表单联系数据保护官。

我们收集哪些信息以及何时收集？

我们的网站与Cookie

您浏览我们的网站时，除IP地址外无需提供任何个人信息。记录IP地址是服务器管理相关技术需求所必需的。我们还将利用该地址收集您的基本统计信息（例如获取您访问网站所在地区的信息）。仅凭IP地址无法识别您的身份。

我们的网站使用名为“Cookie”的小型信息文件，这些文件将保存至您的硬盘。我们采用两种Cookie：(1) 会话Cookie，在浏览器会话结束或关闭浏览器时自动清除；(2) 持久性Cookie，在到期日或您手动删除前持续存在。我们使用的持久性Cookie保存期限不超过一年。有关Cookie类型的详细信息，请参阅我们的《Cookie政策》。默认情况下，我们仅保存确保网站及云端软件正常运行的必要Cookie。分析型和营销型Cookie仅在您明确同意后才会存储。

博客评论功能

若您决定在博客发表评论，系统将要求提供姓名、邮箱等个人信息。我们需要这些数据以确保博客顺畅运行（例如屏蔽垃圾评论者）。在此情况下，您的个人数据处理基于您使用博客时与我们达成的协议。只要您的评论在博客上可见，我们就会处理您的数据。若不提供这些信息，您将无法发表评论。

联系我们

当您决定联系我们时，系统将要求您提供姓名、所代表机构名称及特征或联系方式等个人信息。根据咨询类型，我们将使用这些数据与您沟通、为您准备报价或解答其他疑问。若您的咨询涉及我们的服务方案，且您最终未成为客户，在咨询已解决且不再需要您的信息后，我们将删除相关数据。若您因其他事项联系我们（包括举报违规或涉嫌非法内容、行使相关权利），我们将根据适用法律规定的索赔时效届满后删除您的数据。上述所有情形下对您个人数据的处理均基于我们的合法利益，即回应现有及潜在客户业务咨询的必要性。

关于服务可用性与性能的信息

若您选择接收服务可用性与性能相关信息，我们将要求您提供个人数据（如电子邮箱地址）。您亦可选择向我们提供电话号码。您的联系方式对于我们通知您服务可用性、性能状况、潜在访问问题或计划维护事宜，以及联系您征询对软件的反馈意见至关重要。在此情况下，您的个人数据处理基于您的同意。我们将持续处理您的个人数据，除非您撤回同意或我们收到您的反馈。您有权随时撤回同意。您无需提供上述任何信息，但若未提供电子邮箱地址，则无法接收服务可用性与性能通知。电话号码属于可选项，您无需提供。

下载我们的指南

若您决定下载我们的指南，可能需要提供姓名、电子邮箱等个人信息。我们需要这些数据以便为您提供所需下载文件，并在您下载指南后联系您征询反馈或向您推介我们的软件。我们仅在必要时处理您的个人数据，用于跟进下载事宜或获取反馈。此类数据处理基于我们的合法权益。

访问或下载软件试用版

若您决定下载或访问软件试用版，需提供姓名、电子邮箱等个人信息。如您愿意，也可向我们提供电话号码。我们需要您的个人信息用于：

• 为您提供下载或访问权限，授予软件试用许可，并发送重要软件通知。此类数据处理系履行您与我方签订协议之必要；
• 防范用户违反《销售与服务条款》滥用试用版的行为。此类数据处理基于我方的合法权益；
• 征询您对软件的反馈意见，在试用期内或结束后及时联系您，并在此期间协助您充分利用软件功能。此类数据处理基于我们的合法权益。

若您未购买软件许可，在您可能因使用试用版软件而向我们提出的任何索赔均已超过诉讼时效后，我们将删除您的个人数据。

您无需提供上述任何信息，但若不提供姓名和电子邮箱，则无法下载或访问试用版软件。不过，若您不愿提供电话号码，则无需提供。

购买软件许可

购买软件许可时，除个人及机构信息外，您可能需提供信用卡数据及其他账单信息。此类数据系向您销售软件许可的必要条件。此外，我们将记录您的IP地址用于许可证管控系统。此数据将用于履行与您签订的协议（即提供产品及服务），并实现其他合法目的，例如在许可协议有效期内收集您对产品的反馈，向您提供产品及服务的重要信息（如更新、漏洞修复等）。许可协议到期（且您决定不续签）后，我们将归档您的数据并处理以履行会计及税务法规规定的数据保留义务。所有法定数据保留期限届满后，我们将删除您的数据。

您无义务提供上述任何信息，但若您选择不提供或提供虚假/错误信息，我们可能无法回复您的消息、向您提供服务或处理您的订单。

使用我们的软件

除非您选择使用CodeTwo Email Signatures 365，否则我们不会存储您或您的组织通过我们的软件处理的任何个人数据。特别是，我们不会在自身基础设施内处理此类数据。这意味着您将作为数据控制者，而我们不会成为该数据的处理者。这是因为我们的大部分软件并非基于云端，需要安装在您的本地IT基础设施中。这也意味着您有义务确保本软件内个人数据的处理符合适用隐私法规（如《通用数据保护条例》）。

我们的软件不具备随时访问您IT基础设施的功能。若您提出此类需求，我们可协商通过TeamViewer、Teams等远程协作工具进行操作。您应确保在远程会话过程中不向我们透露任何个人或敏感数据。

当您向我们寻求技术支持时，我们可能要求您向技术人员提供软件日志文件或系统日志文件。共享日志文件时，您应确保不向我们透露任何个人或敏感数据。若您无法从日志文件中移除个人数据，我们可能获取您通过软件控制和处理的有限范围个人数据（例如您组织内部分人员的电子邮件地址）。我们将利用这些日志文件为您提供技术支持服务，并分析产品性能以进行优化改进。当日志记录的问题得到修复且不再需要时，我们将立即删除相关日志文件。

为确保与您签订的协议正常履行，我们可能不定期使用您在购买软件许可时提供的电子邮箱或电话号码（或您在软件中设置的联系方式），向您发送技术信息，例如软件更新通知、服务访问故障提示或计划维护公告。我们提供此类信息旨在确保您能无障碍使用已购软件许可。

若您选择使用CodeTwo Email Signatures 365，我们将根据您指定的地理位置，在自有基础设施内处理您控制的个人数据。依据《通用数据保护条例》（GDPR）及其他适用数据保护法规，此情形下我们将作为数据处理方，而您仍为数据控制方。原则上，此类数据将包含您的部分Entra ID（Azure AD）数据及组织内用户的电子邮件地址。针对CodeTwo Email Signatures 365的部分附加功能，我们可能要求您授予应用程序额外访问权限，并处理上述未提及的其他类型数据。更多细节请参阅《数据处理协议》附录1。CodeTwo Email Signatures 365的设计初衷并非处理敏感类别的个人数据，例如：揭示种族或民族血统、政治观点、宗教或哲学信仰、工会会员身份的数据；遗传数据、生物识别数据、健康相关数据，或涉及自然人性生活及性取向的数据。除非此类数据以未加密形式包含在贵组织发送或接收的邮件正文中，否则 CodeTwo Email Signatures 365 不会处理此类数据。

我们将依据《销售与服务条款》及《数据处理协议》处理您委托的数据。这些文件载明了我们作为数据处理方的所有声明与义务，经您接受后即构成《通用数据保护条例》第28条及其他适用数据保护法规定的数据处理协议。即便在此情况下，我们的访问政策仍确保无法物理接触您的数据。

您的权利有哪些？

一般条款

为响应您的权利请求，我们可能要求您提供额外信息以验证身份。若您未能提供此类信息，且您已提供的信息不足以确认身份，我们有权拒绝履行您的请求。

数据访问权

您有权访问我们持有的关于您的信息。若您选择行使此权利，我们将确保向您提供我们处理的个人数据副本。

除非请求明确指定其他方式，我们将通过电子方式发送副本以满足您的要求。后续访问请求可能收取行政费用。

数据更正、删除与处理限制

若您认为我们持有的信息有误，欢迎随时联系我们更新资料，确保数据准确性。

当不再需要收集到的信息以用于之前的收集目的时，我们将自动删除您的数据。但您随时有权要求我们删除您的信息。

您同时有权要求限制个人数据的处理。

数据可携权

当个人数据处理基于合同关系时，您有权以结构化、常用且可机读的格式获取向我们提供的个人数据。在技术可行的情况下，您亦可要求我们将该数据传输至其他数据控制者。

撤回同意与反对处理权

若数据处理基于您的同意，您有权随时撤回同意。请注意，撤回同意不影响撤回前基于该同意所进行处理的合法性。

若数据处理基于我们的合法利益，您有权反对该处理行为。

画像分析

我们不会将您提供的任何信息用于自动化决策（包括画像分析）。

数据披露

我们保证所有个人信息均受保护，除下列情形外不会向第三方披露：经您授权或为履行法律义务所必需。

我们可能将您在购买软件许可时提供的信息，或在软件中定义的信息共享给：

• 支付处理商（如PayPal（Braintree）），以便处理并完成您的订单支付流程；
• 为自动化和简化与客户签订电子协议流程提供必要服务的供应商（如DocuSign、Adobe Acrobat Sign等服务）；
• 为通过电子邮件及短信发送交易相关和与产品相关信息提供必要服务的供应商——此类披露仅限于自动化、简化及分析相关流程所需，以确保与您签订的协议得到妥善履行；
• 外部会计与簿记服务供应商——在向我们提供服务所需范围内；
• 法律顾问——在获取法律建议或保护我们法律诉讼权益所需范围内；
• 政府及执法机构——仅限于法律强制要求时。我们将始终尝试引导执法机构或政府直接向您索取数据。若被迫披露您的数据，我们将立即通知您并提供要求副本，除非法律禁止此举。

我们仅在法律要求或为保护法律程序中的权利所必需时，才可能共享与您使用CodeTwo Email Signatures 365相关获取的信息。

国际数据传输

在可行情况下，我们将优先选用欧洲经济区（“EEA”）内的数据处理商。若需使用EEA以外的处理商，我们仅在满足《通用数据保护条例》（GDPR）规定的国际数据传输保障措施前提下向其披露个人数据。

自本隐私政策生效之日起，我们可能将您提供的信息传输至美利坚合众国。此类转移将依托《通用数据保护条例》规定的机制进行，包括但不限于经欧盟委员会核准的标准合同条款。

若您对我们的国际数据转移存在疑问，或需获取保障转移合法性的具体措施文件，可通过此表单联系我们的数据保护官：联系我们。

隐私政策的变更

我们持续审视隐私政策并致力于不断完善。因此我们保留不时修订本隐私政策的权利。在未事先征得您明确同意的情况下，我们不会削减本隐私政策中所述的任何权利。每次修订的隐私政策均会标注发布日期，并自该日起生效。

如何联系我们获取更多帮助？

若您对本隐私政策存有疑问，或希望了解我们如何保护您的个人数据及相关权利，请通过此表单联系我们的数据保护官：联系我们。

我们期待能解答您的所有疑问，并友好解决所有争议。但若您认为自身权利未获保障或隐私权益遭受侵害，可随时向直接监管我方运营的波兰个人数据保护局，或您所在国家的个人数据保护机构提出申诉。

CodeTwo系依据波兰共和国法律设立的有限合伙企业（CodeTwo sp. z o.o. sp. k.）。完整联系方式请参见此处：联系我们。