集中管理的电子邮件签名

CodeTwo Email Signatures 365 允许单人集中创建、部署和管理 Microsoft 365 组织中所有用户的电子邮件签名及免责声明。手动处理签名会消耗 IT 部门大量时间和资源。

我们的云端电子邮件签名管理服务可实现：

• 跨应用设备自动添加签名：邮件发送后，签名将在云端自动添加
• 实时签名嵌入：通过与Microsoft 联合开发的现代网页插件，在Outlook及OWA中直接添加签名

CodeTwo Email Signatures 365 配备高级个性化功能。Microsoft 365 管理员及具备相应权限的用户可为其他用户和群组统一设置签名模板，无需对方参与操作。通过创建签名规则，您可指定模板添加时机、Outlook 中特定签名模板的适用用户范围等。这些规则可基于多种条件和例外情况，实现几乎任何类型的自动化操作。例如：仅向特定发件人添加签名、根据收件人国籍或邮件正文关键词动态调整签名内容等。签名模板可包含动态字段，在邮件发送时自动替换为用户的Entra ID（Azure AD）属性。

其他核心功能包括：

• 全网页体验——通过任意平台（Windows、Mac、Android、iOS等）的网页浏览器创建管理电子邮件签名
• 完全掌控签名与邮件布局（可添加侧边横幅、页眉等元素）
• 将签名与横幅管理权限委派给特定用户或团队（如市场营销团队）
• 内置HTML签名模板编辑器，提供预定义签名布局
• 支持在邮件签名中嵌入Microsoft 365用户头像
• 基于发件人及组织属性的动态占位符
• 自动排期邮件签名营销活动并追踪成效
• 快速部署本地邮件签名规则并自动迁移
• 全组织范围即时更新邮件签名
• 备受用户好评的技术支持团队，每周7天通过电话和邮件提供服务。

从小型企业到财富500强公司，数千家组织选择CodeTwo并将其评为Microsoft 365最佳电子邮件签名软件。立即试用CodeTwo Email Signatures 365！

了解更多：

• 对比我们的邮件签名服务与Microsoft 365原生签名设置
• 了解CodeTwo Email Signatures 365的工作原理
• 探索选择我们软件的理由
• CodeTwo Web Add-in快速视频指南
• 自动转换CodeTwo Exchange Rules系列产品（已停产）的规则与模板

全面掌控Microsoft 365（Office 365）电子邮件签名

当 CodeTwo Email Signatures 365 以服务器端模式运行时，系统会根据您定义的规则在云端为外发邮件添加签名和免责声明。每条签名规则均包含触发条件与例外条款，为您提供几乎无限的配置空间：既可添加全组织适用的Office 365（Microsoft 365）统一签名，也能为特定用户或群组定制专属邮件签名。最值得称道的是，您无需具备Office 365管理员权限即可管理组织内的邮件签名。

我们的电子邮件签名软件支持根据以下条件添加云端（服务器端）签名：

邮件发件人——指定Microsoft 365租户内哪些用户或用户组将接收签名。签名还可基于发件人邮箱地址或Entra ID（Azure AD）属性添加（例如：可为别名地址发送的邮件、特定办公室/国家用户发送的邮件、特定职位用户发送的邮件等添加不同签名）。

邮件收件方——可为发送至特定邮箱地址、Microsoft 365 群组、分发列表、安全组乃至整个域（如 *.gmail.com、*.co.uk）的邮件添加或排除签名。您还可为内部邮件与外部邮件设置不同签名模板，或统一使用同一签名模板。

关键词——定义特定词汇或短语（如“add_signature”），当出现在邮件主题或正文时，可触发或阻止特定签名规则。程序还能自动从已发送邮件中移除这些关键词。

CodeTwo电子邮件签名管理器内置计划程序，可配置规则生效时间。预先设置特定时段的签名模板，程序将在需要时自动添加——例如节假日期间或启动新签名营销活动时。

若希望赋予用户更多签名选择自由，可启用组合模式。在此模式下，用户在Outlook撰写邮件时可自主选择签名，而通过其他邮件客户端及移动设备发送的邮件将自动添加云端签名。

在Outlook和OWA中撰写邮件时直接添加签名

当CodeTwo Email Signatures 365以Outlook客户端模式运行时，用户在撰写邮件时即可直接在Outlook中获得自动生成的个性化邮件签名。为此，CodeTwo与Microsoft 合作开发了全球首款现代签名Web插件，可无缝集成至所有版本的Outlook：Windows版、Mac版、网页版Outlook（OWA）、iOS版及Android版。

与云端（服务器端）模式不同，Outlook模式下邮件无需通过CodeTwo服务器获取签名，而是直接在Outlook编辑界面实时添加签名。

Outlook模式如何运作？操作极其简便：只需为组织用户创建新的Outlook（客户端）签名规则，在规则中选择签名模板（或自定义模板），再通过Microsoft 365管理中心向用户部署CodeTwo插件。

就是这样简单。当用户启动Outlook并开始撰写邮件时，加载项会自动添加签名，其中姓名和联系信息已预填。无需登录加载项，也无需为桌面版、移动版和网页版Outlook分别安装不同加载项——整个过程对用户完全透明。

支持所有邮件客户端及移动设备

CodeTwo Email Signatures 365 是一款强大的解决方案，可让您在任何 Office 365（Microsoft 365）环境中集中管理电子邮件签名，无论使用何种邮件客户端。

当我们的电子邮件签名软件以云端（服务器端）模式运行时，您通过Outlook、Apple Mail、Thunderbird、Outlook网页版（OWA）或其他任何邮件客户端发送邮件都无关紧要——CodeTwo服务将自动添加签名（直接在云端完成）。邮件客户端全程不参与该过程。即使通过手机或平板发送邮件，签名效果也完全一致——所有签名均严格遵循 CodeTwo 签名管理应用中的设置进行插入。

使用我们的应用程序，您始终可以确保用户的电子邮件签名正确插入，无论消息是从何种设备发送的。如果您希望您的 Microsoft 365（Office 365）用户能够选择自己的签名并决定在电子邮件对话中放置的位置，您可以随时切换到 Outlook（客户端）或组合签名模式，并授予这些用户访问 Outlook 签名的权限。

全球顶尖HTML签名模板编辑器

CodeTwo Email Signatures 365配备轻量级直观的网页签名模板编辑器，可轻松高效创建专业电子邮件签名和免责声明。

我们的编辑器让您专注于企业邮件签名的布局设计，无需处理复杂的HTML代码。您可从零开始轻松构建电子邮件签名（请参阅相关视频教程），亦可选用HTML专家精心设计的现成模板加速签名设计。

在打开模板进行编辑前，您可在快速定制面板中即时调整。只需决定保留或删除签名模板中的特定元素，操作极其简便且无需任何HTML技能。

初始定制后，模板将在签名模板编辑器中打开，您可在此根据当前编辑内容灵活调整格式选项。通过添加图片、Office 365（Microsoft 365）用户头像、营销横幅、社交媒体按钮等元素，您可在编辑器中塑造签名的最终呈现效果。您可自由替换、添加或删除模板内容，修改颜色字体，或添加专属法律声明。

签名模板编辑器还提供以下功能：

• 占位符：支持通过AD数据（如发件人属性）实现签名个性化；
• 条件性占位符：仅对特定用户发送的邮件添加自定义信息；
• 扩展邮件区域（如左右横幅、页眉）：可设计并添加至服务器端签名模板；
• 签名位置控制：在邮件对话中选择签名显示位置（最新回复下方或邮件末尾）。

借助CodeTwo，您可确保邮件签名始终保持最新状态。创建或更新签名模板并保存后，变更将立即生效。若需延迟变更或预先规划新邮件活动，可创建新规则并使用内置计划程序。

您还可通过配置访问权限，决定组织内哪些人员可创建电子邮件签名。我们的软件支持将签名管理权限委派给营销团队等部门。结合编辑器的全功能特性与邮件营销活动排程能力，CodeTwo Email Signatures 365 堪称完美的营销工具。

可靠性与安全性

CodeTwo Email Signatures 365 是一款基于 Azure 的云服务，旨在满足最高的安全性、可用性和合规性标准。作为全球最安全的电子邮件签名解决方案：它是唯一获得 Microsoft 365 认证的产品，拥有我们多年研发的四层安全系统，并符合 ISO/IEC 27001（信息安全）和 ISO/IEC 27018（云端个人数据保护）认证标准。

CodeTwo解决方案以可靠性、安全性及数据保护树立行业标杆，赢得全球逾130,000家机构信赖。对于重视邮件及用户数据安全的企业而言，CodeTwo Email Signatures 365是首选的邮件签名软件。

• 深入了解该程序在 Microsoft Azure 中的运行机制
• 了解我们如何遵循信息安全与隐私相关标准及法规
• 在 Microsoft AppSource（Microsoft 可信应用列表）查看该程序详情

签名中支持徽标、横幅及社交媒体按钮

缺乏图片或横幅的电子邮件签名无法充分发挥其潜力。CodeTwo Email Signatures 365 助您解决此问题。借助该应用程序，您可以设计包含徽标、社交媒体按钮、营销横幅、Microsoft 365（Office 365）用户照片等元素的精美布局，尽情发挥创意提升企业品牌形象。

此外，该软件支持将电子邮件签名设计任务委派给市场营销团队。由此，营销团队可自主管理签名内容，减轻Microsoft 365管理员负担，并利用该软件开展电子邮件营销活动。

您还可轻松将Microsoft 365用户照片添加至邮件签名。只需将用户照片上传至Microsoft 365，在CodeTwo Email Signatures 365内置HTML编辑器中向邮件签名模板添加{Photo}占位符，CodeTwo云服务将自动完成后续处理。

CodeTwo Email Signatures 365内置签名模板编辑器，支持从零开始流畅设计HTML及纯文本格式的邮件签名，亦可选用众多预设的专业签名模板。图片可轻松插入并灵活组合排列，通过编辑器中的社交链接按钮即可快速添加社交媒体图标。

Entra ID（Azure AD）支持

CodeTwo Email Signatures 365 可自动更新电子邮件签名，添加 Microsoft Entra ID（Azure Active Directory）信息，例如发件人的联系详情。您只需在邮件签名及自动回复模板中添加名为占位符的动态字段。当用户发送邮件或其 Outlook 签名与 CodeTwo 服务同步时，这些占位符将自动更新为从 Entra ID 提取的用户信息。

此功能可实现签名个性化，无需为每位用户创建独立模板。占位符可包含姓名、职位、部门、实体地址、电话号码、电子邮件及网站地址、Office 365（Microsoft 365）用户头像、横幅等信息。同时支持自定义属性1-15、姓名首字母、家庭电话等额外AD属性。

使用条件占位符处理任何场景

当某些用户的Entra ID（Azure AD）属性未填写时，CodeTwo Email Signatures 365可通过条件占位符在签名中插入通用信息（如公司总机号码），或使用“删除文本”标签将该信息完全移除。

依托存储于 CodeTwo 缓存的 Microsoft 365 用户数据，您还可创建基于属性的签名规则。通过此方式，可根据用户的 Entra ID 属性（包括您为其创建的自定义属性）指定特定签名模板。

条件变量占位符

CodeTwo Email Signatures 365 支持多值条件占位符，可向电子邮件签名添加不同类型的信息，如文本、图片、动画（GIF）和 HTML 代码。条件占位符可用于：

• 创建模块化签名，其动态部分会根据发件人详情（如职位和部门）动态变化。
• 当特定Entra ID（Azure AD）数据缺失时插入通用信息（例如使用公司电话替代发件人专属号码）。
• 若无法获取Microsoft 365用户的头像，则自动添加默认头像。
• 根据发件人所在国家属性，动态添加多语言营销横幅。
• 为特定用户或团队在邮件签名中添加额外元素（数字徽章、补充联系方式、一键式客户满意度调查等）。

您可在签名模板中结合使用条件占位符与Entra ID（Active Directory）占位符，实现邮件签名的自动化与个性化。

条件占位符在内置签名模板编辑器中创建，基于用户定义的规则（称为条件值）。每个条件值包含条件（可为单个或多个，基于发件人 Entra ID 数据构建）和对应值。邮件发送时，程序将检查所有条件值，并用首个满足条件的值替换占位符。若无条件值适用，则使用默认值。

例如，可创建如下条件占位符：若邮件由市场营销团队成员发送，则签名中将添加横幅（依据相关条件占位符中指定的条件值）。若邮件由市场营销团队以外的用户发送，则签名中不会包含该横幅（默认占位符值保持空值）。

每个条件占位符可包含数量几乎无限的条件值。这样，同一占位符即可用于为销售、支持、财务或其他部门发送的邮件添加不同横幅。

条件占位符的应用场景无穷无尽。更多详情请参阅用户手册

• 了解如何在新邮件及后续邮件中插入不同签名
• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 查看使用示例
• 对比我们的邮件签名服务与Microsoft 365原生签名设置
• 了解选择我们软件的理由

在签名中显示Microsoft 365用户照片

在电子邮件签名中添加照片，能为您的邮件交流增添个性化色彩。借助 CodeTwo Email Signatures 365，您可自动将 Microsoft 365 用户的头像添加至邮件签名。您只需设计好签名模板，并在其中插入 {Photo} 占位符即可。这样每位用户都能在自己的邮件签名中显示个人照片：

在邮件签名中添加照片是脱颖而出的绝佳方式。当客户在邮件往来中看到微笑的面孔时，他们无需怀疑对方是否真实存在——他们自然会确信这一点。看到合作伙伴的面容，有助于建立情感纽带并拓展商业人脉。

在内部邮件往来中加入用户照片同样重要。这能让同事间产生归属感。无论大型企业还是小型公司，当日常交流中能看到彼此面容时，匿名感便会自然消散。

幸运的是，借助CodeTwo，为Microsoft 365用户的邮件签名添加照片变得快速简便。只需在邮件签名模板中添加{Photo}占位符并调整照片尺寸，当签名添加至邮件时，我们的软件将自动替换为发件人照片。

您可通过我们的工具CodeTwo User Photos for Office 365将用户照片上传至Microsoft 365组织。通过该软件，您可批量导入多用户照片至Microsoft 365，并在全局地址列表、Outlook、SharePoint、Skype for Business等场景中使用。

• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 查看使用示例
• 了解签名模板编辑器操作指南
• 了解选择我们软件的理由

回复和转发邮件中的签名

CodeTwo Email Signatures 365 根据配置规则，为组织内 Microsoft 365（Office 365）用户发送的邮件添加专业的云端（服务器端）签名和免责声明。该程序能自动识别对话中的首封及后续邮件，并允许您进一步配置回复和转发邮件中签名的插入方式。该程序的独特之处在于：签名不仅添加在邮件对话的末尾，更直接置于回复或转发邮件正文下方。

您可选择以下任一方式处理签名/免责声明：

• 添加至每封邮件 （含回复及转发邮件）。
• 仅添加至对话首封邮件 （回复及转发邮件除外）。
• 仅添加至首封邮件，后续对话邮件自动移除 （回复及转发邮件除外）。
• 添加至每封邮件，但从先前邮件中移除（此方式确保整个对话仅显示一个签名；适用于回复和转发邮件）。

但CodeTwo Email Signatures 365在此功能上的优势远不止于此。针对回复和转发邮件，其最突出的功能当属能够将电子邮件签名/免责声明直接添加至最新邮件正文下方。邮件客户端及Exchange Online通常将签名添加在对话最底部，导致原始回复/转发与签名之间夹杂着旧邮件。这可能造成混淆，尤其当对话涉及多人时。若您更倾向此种添加方式，CodeTwo Email Signatures 365同样支持此功能。

充分利用上述功能，自定义程序处理回复和转发邮件中的签名与免责声明，实现完全符合您期望的效果。您还可让用户直接在 Outlook 中访问 CodeTwo 签名库，自主选择在新邮件及后续邮件中使用的签名。

• 试用 CodeTwo Email Signatures 365
• 查看使用示例
• 对比我们的邮件签名服务与 Microsoft 365 原生签名设置
• 添加签名规则快速指南

邮件内嵌图形元素

使用CodeTwo Email Signatures 365，您可确保包含嵌入式图形元素的专业HTML签名在收件人端正常显示。

CodeTwo Email Signatures 365支持在邮件签名中嵌入图片，并将其作为隐藏附件添加至邮件。因此当收件人打开邮件时，您的完整签名设计将立即呈现。他们无需点击任何“下载图片”按钮，不会看到图片位置出现红色叉号，也不会被回形针图标干扰。

使用CodeTwo Email Signatures 365嵌入邮件图片极其简便。无需修改签名HTML代码即可嵌入照片、横幅或社交媒体图标，应用程序将自动完成操作。您只需在签名模板中插入图片时勾选对应选项，魔法便会发生。无需担心图片上传至服务器或网络存储的问题，CodeTwo Email Signatures 365将为您完成所有工作，确保邮件签名在各类邮件平台和设备上均能呈现专业外观与完美显示效果。

• 了解如何上传 Office 365（Microsoft 365）用户照片并添加至邮件签名
• 试用 CodeTwo Email Signatures 365
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• 对比我们的邮件签名服务与 Microsoft 365 原生签名设置
• 了解选择我们软件的理由

一键启动客户满意度调查

借助CodeTwo Email Signatures 365，您可快速自动地在Microsoft 365（Office 365）邮件及签名中添加一键式客户满意度调查。无需让客户填写冗长问卷，只需轻点或轻触即可对品牌体验进行评分。客户因意见被重视而满意，您则能实时获取反馈、报告及预警。

设置一键调查极为简便：打开签名模板，从海量模板库中选择一键调查，自定义评分尺度与界面样式，最后设计感谢页面即可。根据您在CodeTwo Email Signatures 365中设定的规则，客户满意度调查将自动添加至指定用户或团队发送的邮件中——无论使用何种应用或设备，只要满足您设定的条件。

借助CodeTwo Insights，您可精准衡量客户体验评分。实时分析邮件签名调查结果，查阅客户反馈，并评估员工、部门或分支机构的表现。收集的反馈可助您：

• 基于客户体验与期望优化产品服务，提升整体满意度评分
• 联系最满意客户获取推荐证言
• 实时获取客服表现分析报告
• 评估并奖励表现优异的员工
• 直接联系不满客户即时发现并解决问题，以及更多其他功能

一键调查与洞察功能作为CodeTwo Email Signatures 365的核心组件，无需额外付费即可使用。

深入了解CodeTwo一键调查（适用于Microsoft 365）

了解更多：

• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 查看使用案例
• 了解选择我们软件的理由

利用邮件签名开展营销并追踪成效

电子邮件签名不仅能向收件人提供发件人联系方式，更能传递重要的商业推广信息。这意味着电子邮件签名可作为一种强大、便捷且经济高效的营销沟通媒介，同时服务于潜在客户与现有客户。

当您意识到这种媒介为业务推广提供的丰富可能性后，忽视它显然不合情理。

CodeTwo Email Signatures 365入选2025年度“营销与数字广告软件产品50强”，并荣获2024年MarTech突破奖，表彰其在电子邮件营销领域的创新成就。若您正在寻找最佳电子邮件签名软件来自动化营销活动，CodeTwo正是您的不二之选。

借助CodeTwo，您可轻松创建并管理精准营销活动：首先设计适用于不同受众的营销签名模板，再设置规则自动为目标收件人应用对应签名。您也可利用Outlook客户端签名模式，让用户每次在Outlook撰写邮件时自主选择合适模板。我们的应用支持轻松添加促销横幅、公司标识等营销元素至邮件，既能提升品牌认知度，又能传递关键营销信息。您还可追踪邮件活动成效，并添加内置客户满意度调查。

非管理员用户也可管理签名规则，让营销团队全面掌控企业邮件签名与营销活动。设计变更无需联系IT部门。

标记链接并追踪营销活动成效

所有图形均可设置点击链接（即跳转至网页来源），这为您提供了追踪邮件营销活动效果的绝佳途径，可收集网页分析数据：

CodeTwo Email Signatures 365支持自动为链接添加追踪参数。该程序可为网址添加主流网络分析工具【如Google Analytics、Woopra或Matomo（Piwik）】使用的参数。通过标记网址，您能精确掌握邮件带来的网络流量占比，同时监控横幅广告效果。这些统计数据还能协助营销部门分析活动成效，优化未来策略规划。

• 试用 CodeTwo Email Signatures 365
• 查看使用示例
• 深入了解如何在 CodeTwo Email Signatures 365 中标记链接
• 探索邮件签名营销活动追踪的便捷性
• 了解选择我们软件的理由
• 免费电子书：《高效邮件沟通五大最佳实践》

自动化邮件营销活动

若您已将电子邮件签名用于营销目的，CodeTwo Email Signatures 365 可让您提前规划营销活动，确保其在预定时间自动启动并停止。这得益于内置的Scheduler（计划程序），它允许您设定特定规则的生效时间。

基于此，Scheduler为 Office 365（Microsoft 365）电子邮件签名管理开辟了全新可能性，您可：

• 精确设定规则启用与停用的时分秒（亦可设置全天运行）；
• 根据当前及未来的邮件营销活动计划，为每条规则单独定制活动时间段（例如：设置为期两周的圣诞促销活动，向现有客户推送限时折扣信息）；
• 基于每日/每周/每月周期模式，自动执行定期邮件营销活动。

此外，您可在CodeTwo Email Signatures 365配置签名规则时的“设计”步骤中，通过所见即所得的签名模板编辑器轻松创建专业邮件签名——其中可嵌入醒目的促销横幅。该程序还支持将所有邮件签名相关任务分配给相应团队，从而减轻IT部门的营销工作负担。

关闭Scheduler的规则将持续运行，不受时间限制。

• 了解如何为特定规则设置活动时间范围
• 查看使用示例
• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 了解选择我们软件的理由

集中管理的自动回复与外出通知

CodeTwo Email Signatures 365 是唯一能在 Microsoft 365 中集中管理自动回复邮件的签名解决方案。通过自动回复功能即可实现此功能。

自动回复功能允许您为组织内的所有用户或用户组设置自动回复（如预设回复）和外出通知。您可通过链接、图形（如公司徽标、用户照片和营销横幅）以及个性化电子邮件签名自定义这些自动回复消息。借助智能计划程序，CodeTwo回复功能可轻松实现自动化。

深入了解适用于 Microsoft 365 的 CodeTwo 自动回复功能

• 试用 CodeTwo Email Signatures 365
• 了解如何启用自动回复功能
• 探索选择我们软件的理由

撰写邮件时实时预览签名效果

当CodeTwo Email Signatures 365以Outlook（客户端）模式运行时，用户在Outlook中输入邮件内容时即可直接查看签名。那么邮件发送后在云端添加的签名如何处理？无需担忧——我们为Microsoft 365（Office 365）打造的电子邮件签名管理解决方案，通过与Microsoft 深度协作开发的现代化Web插件，让终端用户在Outlook、Outlook for Mac及OWA中撰写邮件时，即可预览云端（服务器端）签名。这种无需安装代理的解决方案（零安装需求）使CodeTwo Email Signatures 365在竞争中脱颖而出，其优势超越了Microsoft 365原生邮件流规则及其他第三方应用。

用户在Outlook桌面版或OWA中撰写邮件时，打开加载项面板即可实时查看签名随操作动态变化的效果。例如：当用户增删收件人或添加组织签名规则中使用的关键词时，加载项将即时展示对应签名样式。管理员可通过Microsoft 365管理中心集中部署该加载项至所有用户。

注： 用户工作站无需安装任何本地模块或 COM 加载项，该插件完全基于Microsoft 提供的全新安全无代理技术。因此 CodeTwo Email Signatures 365 可让终端用户查看云端（服务器端）签名，且完全避免了邮件签名被修改或删除的风险（使用客户端解决方案时此类风险始终存在）。

想了解 CodeTwo Email Signatures 365 的此项功能及其他特性（如内置签名模板编辑器）如何与您的 Microsoft 365 租户协同工作？立即开启 14 天试用！

• 在用户手册中深入了解签名预览功能
• 试用 CodeTwo Email Signatures 365
• 对比我们的邮件签名服务与 Microsoft 365 原生签名设置

已发送邮件中保留签名

若您正在使用CodeTwo Email Signatures 365的云端（服务器端）签名模式，请注意：我们为Microsoft 365（Office 365）提供的电子邮件签名管理解决方案，可在终端用户已发送的项目文件夹中显示电子邮件签名，且支持跨设备及邮件客户端显示。

在用户已发送邮件文件夹中显示服务器级添加的电子邮件签名有何优势？首先，用户无需再猜测邮件在收件人端呈现的效果——只需查看已发送邮件即可确认。其次，您可轻松满足法律对电子文档保留要求的合规性，确保邮件以原始呈现形式完整留存。

这一切都得益于CodeTwo Email Signatures 365的“已发送邮件更新”功能！

已发送邮件更新的核心优势：

• 兼容所有设备与邮件客户端
• 助力满足企业邮件保留的法律要求
• 消除签名添加过程中的不确定性
• 使用户可验证邮件签名是否正确放置且信息无误

最棒的是，该功能仅需单击即可激活，并迅速投入运行。

该服务由我们托管于Microsoft Azure服务器，完全独立于您的邮件流和Microsoft 365租户运行。它如同并行管道，不会影响邮件处理和投递时效。此外，发送项更新无需任何服务账户即可运行，因其采用OAuth 2.0进行全程身份验证与授权。在此过程中，您的邮件也不会被服务存储。

想亲身体验此功能及其他CodeTwo Email Signatures 365特性【如所见即所得签名模板编辑器和Entra ID（Azure AD）支持】？立即开启14天试用！

• 对比我们的邮件签名服务与Microsoft 365原生签名设置

极速部署

为所有Microsoft 365（Office 365）用户集中创建和管理电子邮件签名及免责声明的强大工具，部署起来能有多复杂？对于CodeTwo Email Signatures 365而言——完全不复杂。事实上，其操作甚至简单到只需登录您的Microsoft 365租户即可。

CodeTwo Email Signatures 365 提供全网页操作体验，这意味着您可在任何平台和设备（Windows、Mac、手机、平板等）上配置程序并管理所有签名相关任务。

若选择云端（服务器端）签名模式，您只需启动 CodeTwo 管理面板，使用具备全局管理员权限的 Microsoft 账户登录，然后将您的 Microsoft 365 租户与程序关联即可。向导将引导您轻松完成所有必要步骤（如配置 Exchange Online 连接器、指定需添加签名的用户），在云端添加电子邮件签名。

云端（服务器端）部署

至此配置完成。如有需要，您可轻松将租户注册与管理任务委派给其他管理员。最后只需将电子邮件签名管理权限分配给相应团队或用户（无需授予任何Microsoft 365管理权限），他们即可创建首个签名规则并设计公司通用电子邮件签名（可从零开始设计或选用预置模板）。

若需部署协助，我们随时为您服务。CodeTwo Email Signatures 365的技术支持由屡获殊荣的客户成功团队提供。

您可随时更改签名模式。该过程完全自动化——可将现有签名规则和模板在云端（服务器端）与Outlook（客户端）之间双向转换。必要时（如公司合并或收购），还可将规则导出至其他租户。

若您此前使用CodeTwo Exchange Rules（已停用），现需迁移至云端，可通过CodeTwo Exchange Rules转换器加速部署Microsoft 365租户中的全组织邮件签名。本工具将自动迁移所有现有签名规则、自动回复规则及对应模板至CodeTwo Email Signatures 365。若需先将本地邮箱迁移至云端，请参考CodeTwo Office 365 Migration解决方案。

通过我们的签名服务，可确保组织内电子邮件签名始终保持最新状态。当您对CodeTwo电子邮件签名进行任何修改（例如将模板应用于其他团队、添加新横幅或更新徽标）并保存后，这些变更将立即生效。

• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 深入了解签名模式
• 查看如何自动为所有用户部署加载项
• 阅读Microsoft 推荐的客户案例：我们的解决方案如何为2000+用户实现跨设备统一签名

高级签名管理权限委派

CodeTwo Email Signatures 365 允许您将电子邮件签名设计与管理权限委派给组织内的任意用户或群组，无需额外分配 Microsoft 365 管理员角色。操作简便快捷。

通过 CodeTwo Email Signatures 365 的访问权限，您可实现：

• 将签名管理权限委派给个人用户或Microsoft 365组、分发列表、安全组成员
• 向市场营销、销售等非IT团队分配签名管理任务
• 减轻Microsoft 365管理员的非管理类工作负担

高级访问权限管理

需要精细化控制电子邮件签名和自动回复规则的大型组织可启用高级访问权限管理。该功能支持将签名分组管理，并指定不同人员或团队负责维护。

高级访问权限是高度可定制化的，可创建跨部门、跨办公室、关联公司等团队。您可授予特定人员在其团队内创建、删除或编辑签名规则的权限，同时限制其他人员仅能查看签名模板。此外，还可配置程序使人员仅能查看所属团队的规则，无法访问其他规则。

• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 管理用户对邮件签名规则的访问权限
• 深入了解高级访问权限管理
• 对比我们的邮件签名服务与Microsoft 365原生签名设置
• 了解选择我们软件的理由
• 阅读Microsoft 推荐的客户案例：我们的解决方案如何为2000+用户实现跨设备统一签名

在Microsoft Azure服务器上处理电子邮件

Microsoft Azure是一个高度监控且安全可靠的云平台，提供99.99%的正常运行时间服务等级协议保障。这正是我们决定以Azure为基础开发云端电子邮件签名管理软件的众多原因之一。通过此举，CodeTwo Email Signatures 365也继承了Microsoft 云服务提供的所有优势。

在云端（服务器端）签名模式下，邮件签名与免责声明由CodeTwo云服务自动添加至邮件。该服务运行于符合ISO/IEC 27001及ISO/IEC 27018信息安全标准的Microsoft Azure服务器。由此您可确信：

• 您的邮件始终安全无虞
• 已实施的解决方案可获得持续维护与优化
• 支持与服务管理全程采用国际公认流程
• 部署的认证方法与Microsoft 官方一致
• 支持多因素认证
• 邮件及凭证信息绝不存储
• 杜绝任何未经授权的访问（或可能性）

了解更多：

• 试用CodeTwo Email Signatures 365
• 探索本程序如何与Microsoft Azure技术深度集成

确保符合法律法规

经营企业通常意味着每天向新客户和潜在客户发送大量邮件。但在此过程中，必须确保不触犯任何法律。涉及电子广告营销、垃圾邮件或数据安全的诸多法规都要求企业严格遵守。

发送促销信息时，多数情况下只需在邮件中添加精心设计的免责声明即可。请务必确认（如适用）您已获得发送这些优惠的许可。另一方面，为遵守数据保护法案并避免遭受处罚（最高可达数千万欧元的罚款！），您还需考虑其他因素。

CodeTwo Email Signatures 365 提供的解决方案可帮助您更轻松地满足部分法律要求。通过该软件添加云端（服务器端）免责声明，可确保所有员工使用任何设备发送的邮件均自动包含声明。请谨记：精心设计的免责声明能助您规避高昂的合规违规成本。

以下是本程序协助您合规的若干法规：

UE

欧盟指令 2003/58/EC

欧洲议会与理事会颁布的 2003/58/EC 指令适用于所有企业通信。该指令强制要求企业使用包含以下信息的免责声明：法律形式、注册办事处实际地址，以及所有可识别企业身份的必要信息（如注册编号及登记簿存放地）。若您计划终止所有业务往来或公司即将进入清算程序，此情况必须在邮件中予以说明。此时 CodeTwo Email Signatures 365 的核心功能便发挥作用——您可为所有外发邮件添加相应免责声明，并确保无人能在您不知情的情况下删除或修改这些声明。

GDPR

《通用数据保护条例》顾名思义，确立了数据安全相关的规则与原则。使用云服务的企业尤其关注合规问题，以避免遭受巨额罚款。在发出的邮件通信中添加自动生成的免责声明（包含隐私政策或组织信息处理流程的链接），是实现GDPR合规目标的重要步骤。

此外，使用CodeTwo Email Signatures 365时，您无需担忧数据存储与处理地点——您不仅能精确知晓服务在全球的运行区域，更可自主选择这些区域。

深入了解我们如何助力您满足GDPR要求，以及我们如何确保CodeTwo符合GDPR规范

英国

《2008年公司（交易披露）条例》与《2006年公司法》

根据上述两项法规，所有公司必须在其商业信函、官方出版物及其他商业往来文件中披露注册名称、地址、编号等信息。此规定同样适用于电子通信。违反规定将面临罚款。CodeTwo Email Signatures 365不仅支持部署合规免责声明，还可根据需求（如公司内部邮件）自动排除免责条款。

美国

《加利福尼亚州商业与职业法典》

该法典第10140.6条适用于加州境内所有房地产相关广告。该法规要求房地产行业企业在首次接触材料（如电子邮件）中包含特定措辞及执照编号。CodeTwo Email Signatures 365可为所有经纪人统一管理电子邮件签名和免责声明，同时支持个性化设置，确保正确显示执照信息及法定措辞。

《弗吉尼亚行政法典》

第18VAC135-20-190条关于持证人广告的规定，要求房地产公司必须披露其持证名称及所在城市。通过使用我们的程序集中管理电子邮件签名，您可将相关信息添加至免责声明中，确保所有发送邮件均完整包含该信息。

《2018年加州消费者隐私法案》

该法案第1798.135条规定企业须保障消费者拒绝出售其个人信息的权利。受该法案约束的企业必须在其网站提供易于查找的链接，供客户选择退出个人信息销售。虽然未明确规定，但贵公司也可通过CodeTwo Email Signatures 365在邮件签名中添加此类退出链接。

《安全与公平抵押贷款执照法案》（SAFE法案，2008年）

《SAFE法案》要求抵押贷款发起人（MLO）在商业沟通中明确展示其唯一标识符（NMLS ID），以便潜在客户（借款人）在作出任何承诺前核实该贷款发起人的注册及执照资质。通过在电子邮件签名中添加您的NMLS（Nationwide Multistate Licensing System）编号，可确保借款人即时获取您的唯一标识信息。

此外，根据第__.105条——联邦银行机构要求中关于唯一标识符的使用规定，受监管机构监管的机构可通过提供网站链接等方式合规操作，该链接需包含已注册MLO及其唯一标识符的查询列表。CodeTwo Email Signatures 365可协助您实现上述两种解决方案。在邮件签名中添加NMLS编号最便捷的方式是使用程序内置的自定义属性功能。您还可在邮件签名的免责声明部分添加指向您网站的URL，该网站需提供客户根据《安全法》可能要求的信息。

加拿大

加拿大反垃圾邮件法（CASL）

CodeTwo Email Signatures 365可协助您符合CASL部分条款要求。例如该法规规定每封外发邮件必须包含可供收件人轻松识别您（发件人）及所属公司的信息，包括姓名、公司名称、电话号码、电子邮箱等。您可在免责声明中提供此类信息，本程序将自动将其添加至贵机构发送的每封邮件。另一项重要义务要求您为收件人提供便捷的邮件列表退订方式。您可使用本程序生成包含退订步骤指引的免责声明，或直接在声明中插入指向您网站的链接（该网站需提供具体操作步骤）。此类免责声明将自动添加至贵机构发送的所有邮件。

澳大利亚

《2003年垃圾邮件法》

《2003年垃圾邮件法》规定，您必须在每封外发邮件中包含公司相关信息，即名称、地址及其他可识别公司身份的必要细节，以及联系方式。您还需提供可正常使用的退订机制链接（例如接收者可发送退订邮件的邮箱地址），并附上说明其用途的声明。使用CodeTwo Email Signatures 365，您可将这两项内容整合为单一免责声明。如此既能同时满足两项规定，又能确保该声明始终以不变的形式添加至每封邮件。

当然，还有许多可能未必适用于电子通信领域的其他法律，您可以通过使用集中管理的自动签名实现合规。使用我们的程序后，您无需担心某些免责声明未添加至外发邮件或被第三方删除。只需确保其中包含所有必要信息即可。

尽管CodeTwo Email Signatures 365能协助您满足上述条款要求，但请谨记所有规范法规可能包含其他需履行的义务，且各国义务要求存在差异。您有责任明确哪些规定直接适用于自身。

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• 深入了解电子邮件免责声明

全球多区域部署，共18个数据中心

您的CodeTwo Email Signatures 365规则和设置可存储在全球9个Azure 区域中的18个Azure 数据中心。当您为组织注册我们的服务时，可选择其中一个区域。了解数据存储与处理位置有助于您遵守GDPR、CCPA、HIPAA等法律法规。

当前可选Azure区域如下：

• 美国西部
• 美国中北部
• 加拿大东部
• 北欧
• 英国南部
• 德国中西部
• 西欧*
• 澳大利亚东部
• 阿联酋北部
• ……更多区域即将上线。

每个区域均由我们专有的四层安全系统保护，确保实现最佳性能和可扩展性。为使您的数据获得最快捷、最精准的处理，请在 CodeTwo 管理面板中注册租户时，选择与您的 Microsoft 365 (Office 365) 租户所在区域相同的区域（或最近的区域）。

CodeTwo Email Signatures 365 处于持续监控状态。我们的监控团队全天候待命，随时解决可能出现的问题。通过专属状态页面，您可随时查看服务运行状况，并在问题发生时第一时间获知。

* 西欧 Azure 区域不面向新客户开放。

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• 了解 CodeTwo Email Signatures 365 为何兼具安全与可靠性

新邮件与后续邮件使用不同签名

发送新邮件时，您会添加包含完整联系方式、图形和链接的邮件签名。但在对话线程中往来邮件时，后续邮件可能只需添加简化签名。因此CodeTwo Email Signatures 365支持为首封邮件和后续邮件分别添加不同签名。

在云端（服务器端）签名模式下，程序能识别新邮件发送行为（即使您是加入现有对话而非发送新邮件），并自动添加完整签名。当您在同一对话线程中继续往来邮件时，应用程序会自动检测并插入不同签名，例如仅包含基本信息（姓名、职位、电话号码等）。

设置云端（服务器端）签名在对话中的显示方式时，您还可选择其他选项：

• 每封邮件使用相同签名：此选项允许为用户发送的所有邮件设置单一签名模板。
• 仅首封邮件添加签名：程序仅在对话首封邮件中添加签名，后续邮件均不显示签名。
• 自定义设置：若标准选项无法满足需求，此选项提供高级配置功能。

借助这些功能，您可灵活设计Microsoft 365（Office 365）邮件签名。

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• 了解选择本软件的理由
• 为不同用户和收件人创建差异化签名

基于发件人属性的签名规则

CodeTwo Email Signatures 365 支持您根据发件人的成员身份（如组、部门、组织单位等）或 Entra ID（Azure AD）属性，灵活配置适用于特定发件人的签名规则。

Azure AD 筛选功能根据配置的签名规则类型而有所不同。对于云端（服务器端）签名规则，当用户账户信息匹配筛选器设置时，系统会自动为其邮件添加相应签名。若为 Outlook（客户端）签名规则，符合 Azure AD 筛选条件的用户可在 Outlook 中直接使用相关签名。

借助 Azure AD 筛选功能，您可为特定部门成员、办公地点人员、特定城市居民等发送的邮件应用不同签名。

该应用可基于以下用户属性插入电子邮件签名：

• 姓名、首字母、显示名称或描述；
• 基本联系信息（电话、手机、邮箱、网页等）；
• 位置信息（如城市、国家、州/省、街道、邮政编码等）；
• 组织单位（如办公室、部门或公司）；
• 其他 Entra ID（Azure AD）属性；
• 您组织的自定义用户属性。

若需为特定用户修改签名部分内容而不想需创建额外签名规则，可改用条件占位符实现。

了解更多：

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• 了解选择我们软件的理由

轻松实现虚拟会议与日程安排

借助CodeTwo Email Signatures 365，与客户或同事的会议安排变得简单高效。每封邮件都能助您：

• 在Microsoft Teams或WhatsApp等应用中启动虚拟会议、一对一通话及聊天，
• 通过Microsoft Bookings、Calendly或Acuity Scheduling简化会议与预约安排。

在邮件签名中添加直接会议链接或日程安排工具，您可实现：

• 每发送一封邮件，都为收件人提供一个咨询产品或服务的机会，
• 实现直观便捷的日程安排——无需向客户发送工作时间表，也无需担心时区差异和会议冲突，
• 鼓励客户主动预约会议，
• 以高效无干扰的方式推广服务。

CodeTwo Email Signatures 365可集成以下服务：

了解更多：

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• 深入了解会议链接功能
• 了解选择我们软件的理由

18年行业经验

2007年，我们的首款产品CodeTwo Exchange Rules 1.0如同投入水中的石子，在水面激起层层涟漪。这些涟漪在岁月流转中逐渐汇聚成浪潮，至今仍推动着公司前行。该产品已成为屡获殊荣的本地部署Exchange环境邮件签名管理工具。当年书写首行代码的开发团队，至今仍深度参与旗舰云产品CodeTwo Email Signatures 365的研发。

这些年积累的经验塑造了CodeTwo Email Signatures 365的今日面貌——它不仅是业界领先的电子邮件签名管理软件，更是全球唯一获得Microsoft 官方认证、可与Microsoft 365无缝集成的签名解决方案。

成功的关键还在于洞悉客户需求并通过反馈优化体验——我们的云服务配备业界顶尖的客户支持团队，屡获行业大奖并保持最高客户满意度评分。谨此感谢所有客户多年来给予的支持！